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Como Puedo Priorizar mi Tiempo ya que Todos tenemos muchas cosas que hacer en las 24 horas que nos proporciona el día y tan solo tienes una cierta energía y recursos para lograr lo que quieres conseguir. Y hay que admitirlo y tenerlo en cuenta, no puedes esperar a hacer todo lo que tienes que hacer igual de bien y con la misma calidad, si no aprendes a priorizar y organizar bien tu tiempo.

De hecho, si no aprendes a priorizar, puede que nunca hagas…


De hecho, si no aprendes a priorizar, puede que nunca hagas nada ya que el saber priorizar te ayuda a que no aparezca la frustración. Priorizar es una manera de decir que necesitas hacer consciente la lista de cosas que has de hacer dentro de un período determinado de tiempo y después decidir qué es lo que hay que hacer primero, segundo, tercero…

Tienes que reconocer varios aspectos y tenerlos muy en cuenta para optimizar tus energías, y estos aspectos son: la importancia y la urgencia, es decir, determinar qué cosas son importantes y que cosas son urgentes.

Cuando estás elaborando una lista de tareas pendientes pregúntate ¿Qué es realmente importante? y ¿Qué hay que hacer con más Urgencia? La mayoría de la gente hace las cosas más fáciles y más agradable en primer lugar, sin tener en cuenta lo que realmente hay que hacer primero. Van haciendo cosas y se van sintiendo bien ya que empiezan a tachar bastantes tareas pendientes de su lista de tareas pendientes, pero si no son las cosas que realmente hay que hacer, estás viviendo una ilusión ya que después aparecerán los problemas.

Comienza siempre por lo Urgente e Importante, así que cuando tengas la lista de lo que tienes pendiente de hacer, marcar cada elemento con una “U”(URGENTE) o una “I”(IMPORTATE) o con ambas “UI” (URGENTE-IMPORTANTE).

Una manera de entender cuáles son las tareas importantes y su orden de mas importante a menos es la siguiente:

– Metas y objetivos a largo plazo.
– Metas a corto plazo.

La manera de entender las tareas más urgentes, es simple, son las que hay que hacer de inmediato ya que si no se hacen pueden crear situaciones y consecuencias perjudiciales a largo plazo.

El criterio para empezar a tomar acción es terminar primero las cosas Urgentes e Importante (UI) tan pronto como sea posible como por ejemplo la entrega de los proyectos o trabajos, mientras que lo secundario, pero también obligatorio es dedicarle tiempo a las cosas que son importantes y que no son urgentes (I).

Es más fácil decirlo que hacerlo ¿verdad?.

La clave está en acabar con las tareas y cuestiones urgentes que requieren tu atención inmediata. Una vez que las hayas terminado debes centrar tu energía y atención en las cosas que te dan beneficios a largo plazo.

¿Y si aparece un imprevisto?

Esto sería lo ideal, sin embargo, a veces, aparecen tareas inesperadas y tienes que añadirlas a la lista de cosas que requieren terminarse de inmediato.

Esto es lo que se llama un imprevisto, pero no cometas el error de por qué sea un imprevisto, dejes todo y te pongas a solucionarlo. Lo que es conveniente hacer es que como es una tarea urgente y también tienes más tareas urgentes, tienes que ordenar esa tarea imprevista urgente con respecto a la lista de urgentes que ya tienes y colocarla según su importancia.

¿Qué sucede si la lista de urgente es demasiado larga para ese mismo día?

Las tareas urgentes que se quedan sin resolver entonces pasarán a formar parte de la lista de urgentes para el día siguiente.

Si es algo que tienes que solucionar el mismo día y no puede esperar entonces debes pedir ayuda a otras personas y delegar la tarea.

Todo el mundo tiene sus propios límites ya que no somos máquinas sino sólo humanos. No esperes la perfección en lo que tengas que hacer.

Aprende a decir no.

Se consciente de aquellas tareas que no tienen importancia que clasificas como urgentes ya que eso suelen demandas de otras personas que tú necesitas complacer, quizás por necesitar estima de los demás y eso quiere decir que tienes una autoestima baja.

A veces te sientes presionado por que los demás te piden favores o invitaciones a comidas o un evento especial que se presenta o incluso los clientes, en ese caso no hace falta que des una respuesta inmediata. Siempre que dudes puedes aplazar la contestación y decir que lo tienes que consultar, luego revisa tu lista y si sacas a conclusión y sientes que no puedes, no tenga miedo de decir que no.

Te vas a sorprender cómo la gente te entiende y puede llegar a ser razonable cuando dices que no. Explíquele los motivos siendo honesto pero firme.

Recuerda la regla del 80/20, también conocido como el Principio de Pareto (Economista italiano Vilfredo Pareto) : este principio establece que el 80 por ciento de tus actividades producen un 20 por ciento de los resultados, mientras que sólo el 20 por ciento de tus actividades producen el 80 por ciento de los resultados. Asegúrate de que estás gastando tu tiempo en las actividades que producen los mejores resultados y verás un aumento enorme en tu productividad y en tu bienestar.

Recuerda de Priorizar y también que dejar que otros asuman la responsabilidad en algunas tareas que tú ya dominas y que sabes que van a realizar de manera eficiente te ayudará a que puedas dedicarte a cosas cada vez más importante a largo plazo.

¿Qué tal si aplicas estos conceptos cuando creas que tienes que Priorizar tus tareas y tu tiempo? Me gustaría saber tu opinión y si tienes una forma personal de hacerlo explícamela en los comentarios. Leo todos los comentarios.

EDU LOPEZ

 

 

 

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3 Comments
  1. Hola Maria
    Primero tenemos que quitarnos lo urgente y después de crear formas de no acumular cosas “no importantes”.
    Un saludo
    Edu Lopez

  2. Hola Edu, realmente de mucha ayuda este boletín.

    Cuando hago mi lista de urgentes e importantes muchas veces le doy prioridad a solucionar algún inconveniente a alguna venta importante que requiere mi presencia o algo que alguna entidad del estado nos solicita, pero tengo un directorio que me exige informes de no importancia ni urgencia solo por el deseo de tenerlo en su lado y hace que los días me compliquen pero sigo con mi orden de urgencia a pesar de la presión y después explico mi urgencia, en este caso debo solucionar primero esto para evitar la presión?
    Muchas gracias

  3. Gracias Edu por nutrirnos de tanta información tan valiosa y necesaria. Bendiciones .

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